سيستم دبيرخانه نرم افزاريست توانا براي مديريت امور دبيرخانه سازمان ها و شركت هاي مختلف با قابليت هاي بسيار، امنيت بالا و كاربري آسان با مزيت بررسي كارتابل.  افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعان بی نیاز به مراجعه حضوری برای اراِئه نامه و پی گیری آن سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی دسترسی به مکاتبات بایگانی شده ارزیابی و افزایش کارایی کارکنان ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه حوزه کاربران سازمانی: کارتابل شخصی برای تمام پرسنل سازمان اعم از کارتابل نام و یا کارتابل خبری امکان جستجوی سریع نام از روی شماره اندیکاتور .امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله EXE,PDF,... و ارتباط با آن نرم افزارها .امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel .امكان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه .امکان ايجاد پيگيری های روزانه .امکان ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی به صورت درختی .امكان ایجاد كپی متعدد از یك نامه و بایگانی آنها در زونكن های مختلف .امكان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، كوچك نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف .چاپ تصویر در اندازه های مختلف و همچنین امکان ذخیره در فایل یا خواندن از فایل .تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS Word 2003 .امكان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word .ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانكهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراكندگی فایل متنی نامه ها .قابلیت گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های .امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم .امکان فیلتر کردن .قابليت تعيين فوريت مکاتبات (عادي ، فوري ، ...) .امکان تعریف متنها و موضوعهای آماده حهت استفاده در متن نامه ها یا ارجاع .امکان ثبت نامه به نیابت از کاربران توسط دبیر خانه یا کاربر مجاز با نگهداری نام ثبت کننده اصلی تعریف متون آماده کلی حوزه دبیر خانه سازمان: .امكان ثبت نامه ها و پیوست های یك نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ... .جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیكاتور،تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... . .ارسال پيام به کاربرهای ديگر .امکان پيگيری نامه در دبيرخانه های ديگر .قابلیت اتصال به انواع اسكنرهای تك برگی و دسته ای شماره گذاري خود کار نامه توسط سيستم با پيشوند و پسوند تعريف شده ويا شماره گذاري با نظر دبير
.امکان مشاهده نامه هاي وارده با امکان فيلتر کردن نامه ها بر اساس مشخصات مورد نظر کاربر امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربر. امكان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیكاتور برای هر دبیرخانه گزارش از دفتر اندیكاتور گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و ... امكان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوعنامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . . امکان تهيه گزارش از اقدامات و ارجاعات امکان چاپ ليست ارجاعات روی یک نامه امکان ثبت نامه در سال های مختلف امكان تغيير تنظيمات پيش فرض سيستم براي سهولت كار امکان ارتباط دو دبيرخانه و ارسال نامه از يک دبيرخانه به دبيرخانه ديگر حتي در فواصل زياد نمایش تعداد نامه های هر وضعیت ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس شرایط تعریف شده انتقال اتوماتیک نامه به پوشه بر اساس شرایط تعریف شده امکان صدور نامه و درج عکس امضا در ذیل نامه ثبت یادآوری برای نامه های ارسال حوزه مدیریت ارشد: تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره تعریف و ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شركت ها، ادارات و ... اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاكس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، كپی، المثنی و ...)، سمت ها، دبیرخانه ها و ... امكان گروه بندی طرف مكاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر تعريف يك يا چند دبيرخانه متمركز و غيرمتمركز تعريف پيش کد براي دبيرخانه جهت شماره گذاري نامه هاي صادره هر دبيرخانه امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (Log) تهيه نسخه پشتيبان به صورت دوره اي و اتوماتيك (backup) تعریف تعداد نامحدود دبیر خانه های مستقل با کاربران و دبیران منحصر به و مدیریت ارتباط بین دبیر خانه ها تعریف رنگ بندی برای انواع حالت های نامه تعریف افراد دارای مجوز امضا شاخصها: پياده سازي به صورت تحت وب قابليت کار همزمان چندين کاربر قابليت نصب بر روي شبکه محلي و يا اينترنت قابليت کار با برنامه از راه دور (از طريق خط تلفن) پياده سازي لايه Web Service جهت کار ساير سيستمها با دبيرخانه مديريت آسان سيستم
مشخصات فني سيستم:
|
|
|---|
پرتال چیست ؟ 
